Privacybeleid.

01Inleiding en engagement

Immo Med Services SRL, die het centrum CIRCAE, Sleep & Lifestyle Medical Care uitbaat, hecht fundamenteel belang aan de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en aan de bescherming van de persoonsgegevens die ze in het kader van haar medische activiteiten en haar website verwerkt.

Dit beleid heeft tot doel u in alle transparantie te informeren over de aard van de verzamelde gegevens, de doeleinden van de verwerking, de gebruikte rechtsgronden en de rechten waarover u op grond van de toepasselijke wetgeving beschikt.

Het kadert in de strikte naleving van:

• de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (“AVG”);
• de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
• de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt;
• de Code van geneeskundige plichtenleer en artikel 458 van het Strafwetboek betreffende het beroepsgeheim.

02Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens is:

03Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Als medische praktijk die op grote schaal gezondheidsgegevens verwerkt in de zin van artikel 9 van de AVG, kan de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming verplicht zijn op grond van artikel 37 van de AVG.

De DPO is uw vaste aanspreekpunt voor alle vragen over de verwerking van uw gegevens en de uitoefening van uw rechten.

04Gegevens die wij verwerken

Wij onderscheiden verschillende categorieën gegevens volgens de context waarin ze worden verzameld:

4.1 Identificatiegegevens

• Naam, voornaam, geboortedatum, geslacht
• Rijksregisternummer (enkel indien nodig voor de RIZIV-facturatie / derdebetalersregeling)
• Aansluitingsnummer bij het ziekenfonds

4.2 Contactgegevens

• Postadres
• Telefoonnummer, e-mailadres
• Te verwittigen persoon in geval van nood (indien meegedeeld)

4.3 Medische gegevens, bijzondere categorie (artikel 9 AVG)

• Relevante persoonlijke en familiale medische voorgeschiedenis
• Klachten, redenen voor raadpleging, diagnoses, lopende behandelingen
• Resultaten van onderzoeken (polygrafie, polysomnografie, oximetrie, VO2max, voedingsbilans, enz.)
• Voorschriften en therapeutische aanbevelingen
• Briefwisseling met andere betrokken gezondheidszorgbeoefenaars
• Alle informatie die in het kader van het zorgtraject wordt toevertrouwd

4.4 Gegevens over afspraken

• Datum, uur en aard van de afspraak
• Eventuele reden die bij het maken van de afspraak werd meegedeeld
• Historiek van de raadplegingen

4.5 Administratieve en facturatiegegevens

• Getuigschriften voor verstrekte hulp, bedragen, betaalwijzen
• Gegevens die nodig zijn voor de terugbetaling door de ziekenfondsen en het RIZIV

4.6 Technische en navigatiegegevens

• IP-adres, type browser, besturingssysteem
• Bezochte pagina's, duur van het bezoek, herkomst van het bezoek
• Gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën (zie punt 12)

4.7 Gegevens uit het contactformulier

• Identiteit van de aanvrager, contactgegevens voor het antwoord
• Inhoud van de vraag en communicatievoorkeuren

05Doeleinden van de verwerking

Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende strikt omschreven doeleinden:

• Medische zorg, organisatie van raadplegingen, onderzoeken en behandelingen, multidisciplinaire medische opvolging;
• Administratief beheer, maken van afspraken, beheer van het patiëntendossier, herinneringen aan raadplegingen;
• Facturatie en derdebetalersregeling, opmaak van getuigschriften voor verstrekte hulp, doorgifte aan het ziekenfonds voor de RIZIV-terugbetaling;
• Communicatie met andere zorgverleners, briefwisseling met uw behandelend arts, specialisten of kinesitherapeuten, strikt beperkt tot wat nodig is voor uw opvolging;
• Naleving van wettelijke verplichtingen, bijhouden van het medisch dossier, verplichte gezondheidsaangiften, antwoord op gerechtelijke vorderingen;
• Antwoord op uw vragen, behandeling van vragen via het contactformulier of per e-mail;
• Verbetering van de website en onze diensten, geanonimiseerde statistische analyse van bezoekers en navigatie;
• Beveiliging van het informatiesysteem, voorkoming van fraude, inbraken en beveiligingsincidenten.

Geen enkel gegeven wordt gebruikt voor commerciële prospectie, profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.

06Rechtsgronden

Overeenkomstig de artikelen 6 en 9 van de AVG steunt de verwerking van uw gegevens op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een zorgovereenkomst (artikel 6.1.b AVG), de medische zorg valt onder een contractuele relatie tussen de patiënt en het centrum;
• Naleving van wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.c AVG), bijhouden van het medisch dossier (wet van 22 augustus 2002), boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, gezondheidsaangiften;
• Bescherming van vitale belangen (artikel 6.1.d AVG), bij een medisch noodgeval of gevaar;
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG), verbetering van de website, informaticabeveiliging, voor zover dit niet onevenredig is ten opzichte van uw rechten en vrijheden;
• Uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2.a AVG), voor de verwerking van bepaalde gezondheidsgegevens buiten het strikte zorgkader;
• Preventieve geneeskunde, diagnose en zorg (artikel 9.2.h AVG), specifieke grondslag voor gezondheidsgegevens die worden verwerkt door beroepsbeoefenaars die aan het beroepsgeheim gebonden zijn.

07Bijzondere verwerking van gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens vormen een bijzondere categorie van gegevens in de zin van artikel 9 van de AVG. Ze genieten een versterkte bescherming en een strikt juridisch kader.

Medisch beroepsgeheim

De medische gegevens die u ons toevertrouwt, vallen onder het medisch beroepsgeheim, gewaarborgd door artikel 458 van het Belgisch Strafwetboek en door de Code van geneeskundige plichtenleer. Schending van dit geheim wordt strafrechtelijk en tuchtrechtelijk bestraft.

Strikt beperkte toegang

Uw gezondheidsgegevens zijn enkel toegankelijk voor:

• de gezondheidszorgbeoefenaars van het centrum die bij uw zorg betrokken zijn;
• gekwalificeerde medewerkers die zelf aan het beroepsgeheim gebonden zijn (medisch secretariaat, slaaptechnici);
• andere zorgverleners die bij uw zorgtraject betrokken zijn, met uw toestemming of binnen het wettelijk kader van de zorgcoördinatie.

Geen commercieel gebruik

Geen enkel gezondheidsgegeven wordt gebruikt voor commerciële of reclamedoeleinden, profilering of doorverkoop.

08Ontvangers van de gegevens

Uw gegevens zijn toegankelijk voor de volgende ontvangers, strikt beperkt tot wie ze moet kennen:

Binnen het centrum

• Medisch en paramedisch personeel van CIRCAE dat bij uw zorg betrokken is;
• Gemachtigd administratief personeel (secretariaat, patiëntenbegeleiding).

Buiten het centrum

• Andere gezondheidszorgbeoefenaars die bij uw opvolging betrokken zijn (behandelend arts, specialisten, kinesitherapeuten), met uw toestemming of binnen het wettelijk kader van de zorgcoördinatie;
• Verzekeringsinstellingen (ziekenfondsen, RIZIV) voor de facturatie en de terugbetaling van de zorg;
• Technische verwerkers gebonden door een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, met name:
  • hostingprovider van de website: OVH SAS (Roubaix, Frankrijk);
  • uitgever van de software voor het beheer van de patiëntendossiers: Corilus;
  • platform voor het online maken van afspraken: ontwikkeld en gehost door CIRCAE op zijn eigen OVH-infrastructuur (geen extern platform);
  • verzending van bevestigings- en herinneringsmails: Resend (Amazon SES-infrastructuur, EU-regio);
  • verzending van herinneringssms'en: Brevo (EU);
  • leverancier van de professionele e-mailomgeving: Microsoft 365 Professioneel;
• Overheidsinstanties in de gevallen die de wet strikt voorziet (gezondheidsautoriteiten, gerechtelijke autoriteiten op vordering).

Geen enkel gegeven wordt overgedragen, verkocht, verhuurd of geruild voor commerciële doeleinden.

09Bewaartermijnen

Uw gegevens worden bewaard zolang nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, verlengd met de toepasselijke wettelijke termijnen:

• Medisch dossier, bewaard gedurende 30 jaar na het laatste contact met de patiënt, overeenkomstig artikel 35 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt;
• Boekhoudkundige en facturatiegegevens, 7 tot 10 jaar, op grond van de Belgische fiscale en boekhoudkundige verplichtingen;
• Gegevens uit het contactformulier, bewaard zolang nodig is voor de behandeling van de vraag, en daarna binnen een redelijke termijn gearchiveerd of verwijderd;
• Gegevens van niet-nagekomen afspraken, verwijderd binnen een redelijke termijn na de geplande datum;
• Technische gegevens en cookies, zie punt 12;
• Verzoeken tot uitoefening van AVG-rechten, 5 jaar bewaard als bewijs.

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd voor statistische doeleinden.

10Beveiliging van de gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van uw gegevens te waarborgen.

Technische maatregelen

• Versleuteling van de verbindingen met de website (HTTPS / TLS);
• Versterkte authenticatie van de accounts van het personeel;
• Registratie (logging) van de toegang tot het medisch dossier;
• Regelmatige en versleutelde back-ups;
• Antivirus, firewall en systematische updates;
• Medische software die voldoet aan de beveiligingsnormen van de gezondheidssector.

Organisatorische maatregelen

• Toegangsbeleid strikt beperkt tot wie de gegevens moet kennen;
• Permanente opleiding van het personeel in vertrouwelijkheid en gegevensbescherming;
• Vertrouwelijkheidsverbintenis ondertekend door elke medewerker;
• Zorgvuldige selectie van verwerkers en verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG;
• Interne procedures voor incidentbeheer.

Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij het incident binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen wij u zonder onredelijke vertraging op de hoogte als het risico hoog is, overeenkomstig de artikelen 33 en 34 van de AVG.

11Uw rechten

Overeenkomstig de artikelen 15 tot 22 van de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

• Recht van inzage (art. 15), bevestiging krijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van ontvangen;
• Recht op rectificatie (art. 16), onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
• Recht op gegevenswissing (art. 17), onder voorbehoud van de wettelijke bewaarplichten, met name die van het medisch dossier gedurende 30 jaar;
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18);
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20), uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat;
• Recht van bezwaar (art. 21), met name tegen verwerking op grond van het gerechtvaardigd belang;
• Recht om uw toestemming in te trekken op elk moment, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de eerder uitgevoerde verwerkingen;
• Recht om richtlijnen vast te leggen over wat er na uw overlijden met uw gegevens gebeurt.

Hoe u uw rechten uitoefent

Elk verzoek moet per e-mail worden gericht aan vanholsbeeck@circae.be of per post aan het adres van de zetel, samen met een kopie van een identiteitsdocument om uw hoedanigheid te controleren.

Wij verbinden ons ertoe te antwoorden binnen één maand, een termijn die met twee maanden kan worden verlengd bij complexe of talrijke verzoeken.

Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

Bent u, nadat u contact met ons hebt opgenomen, van oordeel dat uw rechten niet worden gerespecteerd, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit:

12Cookies en trackers

Een cookie is een klein bestand dat op uw toestel wordt geplaatst wanneer u een website bezoekt. Afhankelijk van de aard ervan zorgt het voor de werking van de website, onthoudt het uw voorkeuren of meet het het bezoekersaantal.

Categorieën van gebruikte cookies

• Strikt noodzakelijke (technische) cookies, onmisbaar voor de werking van de website (beveiliging, load balancing, weergavevoorkeuren). Hiervoor is uw toestemming niet vereist;
• Cookies voor bezoekersmeting (analytische cookies), enkel geplaatst na uw uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner;
• Cookies van derden, bepaalde tools van derden (afsprakenplatform, eventueel Google Analytics) kunnen hun eigen cookies plaatsen, die onder hun eigen beleid vallen.

Beheer van uw voorkeuren

U kunt op elk moment:

• uw keuzes wijzigen via de cookiemodule op de website;
• uw browser instellen om cookies te blokkeren of te verwijderen (raadpleeg de hulpfunctie van uw browser, Chrome, Firefox, Safari, Edge).

Bewaartermijn

De bewaartermijn van cookies op uw toestel bedraagt niet meer dan 13 maanden, overeenkomstig de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

13Doorgiften buiten de Europese Unie

Uw gegevens worden in principe gehost en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer een doorgifte naar een derde land nodig is (bijvoorbeeld via een technische verwerker buiten de EER), gebeurt die met de passende waarborgen van de artikelen 44 tot 49 van de AVG:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; of
• standaardcontractbepalingen vastgesteld door de Europese Commissie; of
• elke andere passende waarborg waarin de AVG voorziet.

Er gebeurt geen enkele doorgifte buiten de EU zonder voorafgaand wettelijk kader en zonder transparante informatie aan de betrokkenen.

14Updates van het beleid

Dit beleid kan worden bijgewerkt, met name om wetgevende, jurisprudentiële, organisatorische of technologische ontwikkelingen te weerspiegelen.

De toepasselijke versie is de versie die online beschikbaar is op de datum van uw raadpleging. Over wezenlijke wijzigingen wordt u op gepaste wijze geïnformeerd (bijvoorbeeld via een vermelding op de website).

Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

15Contact

Voor alle vragen over de verwerking van uw gegevens of over dit beleid: